第一章 總 則

第一條為了加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理，規(guī)范檔案歸集、管理工作，有效利用政府采購(gòu)檔案，提高政府采購(gòu)檔案信息化建設(shè)水平，根據(jù)《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》《中華人民共和國(guó)檔案法》《中華人民共和國(guó)電子簽名法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)規(guī)定，結(jié)合自治區(qū)實(shí)際，制定本辦法。

第二條自治區(qū)各級(jí)國(guó)家機(jī)關(guān)、事業(yè)單位和團(tuán)體組織（以下統(tǒng)稱采購(gòu)人）、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)、財(cái)政部門對(duì)政府采購(gòu)檔案的歸集、管理、利用、銷毀、信息化建設(shè)、監(jiān)督管理等活動(dòng)，適用本辦法。

第三條本辦法所稱政府采購(gòu)檔案是指采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)在進(jìn)行政府采購(gòu)活動(dòng)過程中形成的，具有查考、利用和保存價(jià)值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的檔案資料，包括通過信息化系統(tǒng)形成的電子政府采購(gòu)檔案。

第四條內(nèi)蒙古自治區(qū)財(cái)政廳負(fù)責(zé)對(duì)全區(qū)政府采購(gòu)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

各級(jí)財(cái)政部門負(fù)責(zé)管理本級(jí)政府采購(gòu)檔案工作，并對(duì)本行政區(qū)域內(nèi)政府采購(gòu)檔案工作實(shí)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

采購(gòu)人負(fù)責(zé)對(duì)采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)代理的本單位政府采購(gòu)項(xiàng)目檔案管理進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。

第五條政府采購(gòu)檔案實(shí)行“誰采購(gòu)、誰負(fù)責(zé)”的原則。各采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案管理，建立和落實(shí)檔案工作責(zé)任制，明確檔案工作歸集、保管、利用和銷毀責(zé)任。

第二章 政府采購(gòu)檔案歸集

第六條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)及時(shí)將政府采購(gòu)檔案進(jìn)行歸集，歸集時(shí)應(yīng)當(dāng)符合以下要求：

（一）政府采購(gòu)檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；

（二）檔案資料中的簽名、印章等真實(shí)有效；

（三）政府采購(gòu)檔案資料除特殊情況外均應(yīng)為原件；

（四）采用電子檔案方式保存的，應(yīng)確保電子資料附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名，并可正常讀取。

第七條政府采購(gòu)檔案應(yīng)按照《政府采購(gòu)項(xiàng)目應(yīng)歸檔文件資料清單》歸集，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）采購(gòu)預(yù)算、采購(gòu)意向、采購(gòu)需求管理、采購(gòu)計(jì)劃、采購(gòu)方式變更審批、單一來源采購(gòu)公示、采購(gòu)進(jìn)口產(chǎn)品審核、委托代理協(xié)議等前期文件資料；

（二）采購(gòu)文件及其澄清或修改、采購(gòu)公告、中標(biāo)（成交）通知書、答疑等文件資料；

（三）投標(biāo)（響應(yīng)）文件及其補(bǔ)充、修改內(nèi)容、撤回記錄、投標(biāo)人資格審查、開標(biāo)記錄和錄音錄像等文件資料；

（四）專家抽取、采購(gòu)人代表授權(quán)、評(píng)審過程及評(píng)審報(bào)告等評(píng)審文件資料；

（五）采購(gòu)合同及其補(bǔ)充、修改、中止或終止、履約驗(yàn)收、資金支付等文件資料；

（六）質(zhì)疑及答復(fù)、投訴處理等文件資料；

（七）其他與采購(gòu)項(xiàng)目、采購(gòu)過程及采購(gòu)項(xiàng)目完成情況有關(guān)的文件資料。

第八條由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)歸集的政府采購(gòu)檔案，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)簽訂委托協(xié)議時(shí)，可在協(xié)議中明確由采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集的政府采購(gòu)檔案范圍及移交時(shí)間。

第九條通過政府采購(gòu)電子賣場(chǎng)、零星采購(gòu)、緊急采購(gòu)、涉密采購(gòu)等開展的政府采購(gòu)活動(dòng)檔案，由采購(gòu)人根據(jù)預(yù)算單位政府采購(gòu)活動(dòng)內(nèi)部控制制度自行歸集。

第十條通過內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購(gòu)云平臺(tái)完成的政府采購(gòu)活動(dòng)，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)在電子化采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束之日起15個(gè)工作日內(nèi)登錄電子交易系統(tǒng)下載政府采購(gòu)項(xiàng)目電子化交易全過程檔案，并進(jìn)行歸集。

其他未在電子交易系統(tǒng)記錄保存的檔案資料，由采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)自行歸集。

第三章 政府采購(gòu)檔案管理

第十一條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)將歸集的政府采購(gòu)檔案及時(shí)移交、歸檔，集中管理，妥善保存。應(yīng)確保所有檔案資料文件能夠正常調(diào)閱，任何個(gè)人或單位不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

禁止篡改、損毀、偽造、變?cè)?、隱匿政府采購(gòu)檔案。禁止擅自銷毀政府采購(gòu)檔案。

第十二條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立健全本單位政府采購(gòu)檔案管理制度，確定本單位政府采購(gòu)檔案管理職責(zé)分工；配備適宜政府采購(gòu)檔案保管必要的場(chǎng)所、設(shè)施、設(shè)備；采用先進(jìn)技術(shù)歸集、整理、保管政府采購(gòu)檔案，實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案管理的現(xiàn)代化。

第十三條政府采購(gòu)檔案從采購(gòu)結(jié)束之日起至少保存十五年。

第十四條采購(gòu)人政府采購(gòu)歸口管理部門，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將歸集的政府采購(gòu)檔案移交至本單位檔案管理部門。移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制政府采購(gòu)檔案移交清冊(cè)，列明應(yīng)當(dāng)移交的政府采購(gòu)檔案名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限和已保管期限等內(nèi)容，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)政府采購(gòu)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子政府采購(gòu)檔案移交時(shí)，移交人員應(yīng)確保文件的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性。特殊格式的電子政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

交接政府采購(gòu)檔案時(shí)，交接雙方應(yīng)當(dāng)按照政府采購(gòu)檔案移交清冊(cè)所列內(nèi)容逐項(xiàng)交接。交接完畢后，交接雙方應(yīng)當(dāng)在移交清冊(cè)上簽名或蓋章。

第十五條采購(gòu)人因機(jī)構(gòu)改革撤并或其他原因而終止的，其政府采購(gòu)檔案應(yīng)及時(shí)移交負(fù)有相關(guān)職責(zé)的采購(gòu)人或上級(jí)部門。

采購(gòu)人分立后原單位存續(xù)的，其政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理，其他方可以調(diào)閱、摘錄、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的政府采購(gòu)檔案。

采購(gòu)人分立后原單位撤銷的，其政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以調(diào)閱、摘錄、復(fù)制與其業(yè)務(wù)相關(guān)的政府采購(gòu)檔案。

采購(gòu)人合并后原各采購(gòu)人撤銷或者一方存續(xù)其他方撤銷的，各原采購(gòu)人的政府采購(gòu)檔案應(yīng)當(dāng)由合并后的采購(gòu)人統(tǒng)一保管。采購(gòu)人合并后各原采購(gòu)人仍存續(xù)的，其政府采購(gòu)檔案仍應(yīng)當(dāng)由各原采購(gòu)人保管。

第十六條采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)歸集的政府采購(gòu)檔案，如委托代理協(xié)議中約定移交時(shí)間的，按照約定執(zhí)行。未約定的，移交時(shí)間應(yīng)當(dāng)在采購(gòu)活動(dòng)結(jié)束之日起30日內(nèi)完成。如有特殊或不可預(yù)見情況，雙方經(jīng)協(xié)商可適當(dāng)延長(zhǎng)。

第十七條采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因故合并的，應(yīng)當(dāng)按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定將政府采購(gòu)檔案移交新成立的采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)；采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因故分立的，應(yīng)當(dāng)自行協(xié)商由分立的一家采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)政府采購(gòu)檔案管理；采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)將政府采購(gòu)檔案整理并移交采購(gòu)人。

第四章 政府采購(gòu)檔案利用和銷毀

第十八條政府采購(gòu)檔案的利用，包括對(duì)政府采購(gòu)檔案的調(diào)閱、摘錄和復(fù)制等。

第十九條財(cái)政部門、審計(jì)、巡視（察）、司法、紀(jì)檢監(jiān)察等部門因工作職責(zé)需要調(diào)閱、摘錄或復(fù)制政府采購(gòu)檔案的，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)按單位內(nèi)部控制管理要求予以提供，并履行登記手續(xù)。

第二十條檔案利用者應(yīng)對(duì)調(diào)閱、復(fù)制、摘錄的政府采購(gòu)檔案的安全性和完整性負(fù)責(zé)，不得篡改、損壞、傳播、轉(zhuǎn)借等。

第二十一條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)定期對(duì)已到保存期限的政府采購(gòu)檔案進(jìn)行鑒定，并形成政府采購(gòu)檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的政府采購(gòu)檔案，應(yīng)當(dāng)重新劃定保存期限；對(duì)保存期滿，經(jīng)鑒定確無保存價(jià)值的政府采購(gòu)檔案，可以按照規(guī)定的程序進(jìn)行銷毀。

第二十二條保存期滿的政府采購(gòu)檔案，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應(yīng)按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并編制銷毀清冊(cè)，列明擬銷毀政府采購(gòu)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度、檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限和銷毀時(shí)間等內(nèi)容；

（二）銷毀意見應(yīng)報(bào)本單位相關(guān)負(fù)責(zé)人審核批準(zhǔn)；

（三）單位檔案管理機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)組織政府采購(gòu)檔案銷毀工作，并與政府采購(gòu)歸口管理部門等相關(guān)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在政府采購(gòu)檔案銷毀前，應(yīng)當(dāng)按照政府采購(gòu)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容進(jìn)行清點(diǎn)核對(duì)；在銷毀后，應(yīng)當(dāng)在銷毀清冊(cè)上簽名或蓋章。

第五章 政府采購(gòu)檔案信息化建設(shè)

第二十三條鼓勵(lì)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)逐步加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案信息化建設(shè)，逐步實(shí)現(xiàn)政府采購(gòu)檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的安全保存和有效利用，規(guī)范政府采購(gòu)檔案信息化管理。

第二十四條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)積極推進(jìn)電子政府采購(gòu)檔案管理系統(tǒng)與辦公自動(dòng)化系統(tǒng)、政府采購(gòu)電子化系統(tǒng)等相互銜接，確保電子政府采購(gòu)檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第二十五條電子政府采購(gòu)檔案管理系統(tǒng)應(yīng)當(dāng)能夠有效接收、管理、利用電子政府采購(gòu)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，建立電子政府采購(gòu)檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)政府采購(gòu)檔案的檢索關(guān)系。

第二十六條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)建立電子政府采購(gòu)檔案?jìng)浞葜贫?，有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞、篡改。

第二十七條電子政府采購(gòu)檔案與傳統(tǒng)載體政府采購(gòu)檔案具有同等效力。

第六章 監(jiān)督檢查

第二十八條各級(jí)財(cái)政部門應(yīng)依法加強(qiáng)政府采購(gòu)檔案監(jiān)督檢查工作，依照法律、法規(guī)有關(guān)政府采購(gòu)檔案管理的規(guī)定，對(duì)采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)的政府采購(gòu)檔案工作進(jìn)行監(jiān)督檢查。

第二十九條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)依法接受并配合政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門對(duì)其政府采購(gòu)檔案的監(jiān)督檢查，對(duì)檢查發(fā)現(xiàn)的問題應(yīng)按要求及時(shí)予以整改。

第三十條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)發(fā)現(xiàn)本單位存在政府采購(gòu)檔案安全隱患的，應(yīng)當(dāng)及時(shí)采取補(bǔ)救措施，消除安全隱患。

第三十一條政府采購(gòu)監(jiān)督管理部門及其工作人員應(yīng)當(dāng)按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學(xué)、公正、嚴(yán)格、高效，不得利用職權(quán)謀取利益，不得泄露履職過程中知悉的國(guó)家秘密、商業(yè)秘密或者個(gè)人隱私。

第七章 法律責(zé)任

第三十二條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)拒絕有關(guān)部門依法實(shí)施監(jiān)督檢查的，依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十一條規(guī)定進(jìn)行處理。

第三十三條采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應(yīng)當(dāng)保存的采購(gòu)文件或者偽造、變?cè)觳少?gòu)文件的，依照《中華人民共和國(guó)政府采購(gòu)法》第七十六條規(guī)定處理。采用招標(biāo)方式實(shí)施的政府采購(gòu)項(xiàng)目，采購(gòu)人、采購(gòu)代理機(jī)構(gòu)未妥善保存采購(gòu)文件的，依照《政府采購(gòu)貨物和服務(wù)招標(biāo)投標(biāo)管理辦法》第七十八條規(guī)定處理。

第八章 附 則

第三十四條本辦法由內(nèi)蒙古自治區(qū)財(cái)政廳負(fù)責(zé)解釋。

第三十五條限額標(biāo)準(zhǔn)以下的采購(gòu)活動(dòng)，相關(guān)檔案管理可參照本辦法執(zhí)行。

第三十六條本辦法自公布之日起施行。如遇國(guó)家有關(guān)規(guī)定調(diào)整，本辦法規(guī)定與國(guó)家有關(guān)規(guī)定不一致的，按照國(guó)家規(guī)定執(zhí)行。