第一章 總 則

第一條為了加強政府采購檔案管理，規(guī)范檔案歸集、管理工作，有效利用政府采購檔案，提高政府采購檔案信息化建設水平，根據(jù)《中華人民共和國政府采購法》《中華人民共和國檔案法》《中華人民共和國電子簽名法》等有關(guān)法律和行政法規(guī)規(guī)定，結(jié)合自治區(qū)實際，制定本辦法。

第二條自治區(qū)各級國家機關(guān)、事業(yè)單位和團體組織（以下統(tǒng)稱采購人）、采購代理機構(gòu)、財政部門對政府采購檔案的歸集、管理、利用、銷毀、信息化建設、監(jiān)督管理等活動，適用本辦法。

第三條本辦法所稱政府采購檔案是指采購人、采購代理機構(gòu)在進行政府采購活動過程中形成的，具有查考、利用和保存價值的各種文字、圖表、聲像等各種形式的檔案資料，包括通過信息化系統(tǒng)形成的電子政府采購檔案。

第四條內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳負責對全區(qū)政府采購檔案工作實行監(jiān)督和指導。

各級財政部門負責管理本級政府采購檔案工作，并對本行政區(qū)域內(nèi)政府采購檔案工作實行監(jiān)督和指導。

采購人負責對采購代理機構(gòu)代理的本單位政府采購項目檔案管理進行監(jiān)督和指導。

第五條政府采購檔案實行“誰采購、誰負責”的原則。各采購人、采購代理機構(gòu)應加強政府采購檔案管理，建立和落實檔案工作責任制，明確檔案工作歸集、保管、利用和銷毀責任。

第二章 政府采購檔案歸集

第六條采購人、采購代理機構(gòu)應當及時將政府采購檔案進行歸集，歸集時應當符合以下要求：

（一）政府采購檔案必須規(guī)范完整、內(nèi)容齊全；

（二）檔案資料中的簽名、印章等真實有效；

（三）政府采購檔案資料除特殊情況外均應為原件；

（四）采用電子檔案方式保存的，應確保電子資料附有符合《中華人民共和國電子簽名法》規(guī)定的電子簽名，并可正常讀取。

第七條政府采購檔案應按照《政府采購項目應歸檔文件資料清單》歸集，包括但不限于以下內(nèi)容：

（一）采購預算、采購意向、采購需求管理、采購計劃、采購方式變更審批、單一來源采購公示、采購進口產(chǎn)品審核、委托代理協(xié)議等前期文件資料；

（二）采購文件及其澄清或修改、采購公告、中標（成交）通知書、答疑等文件資料；

（三）投標（響應）文件及其補充、修改內(nèi)容、撤回記錄、投標人資格審查、開標記錄和錄音錄像等文件資料；

（四）專家抽取、采購人代表授權(quán)、評審過程及評審報告等評審文件資料；

（五）采購合同及其補充、修改、中止或終止、履約驗收、資金支付等文件資料；

（六）質(zhì)疑及答復、投訴處理等文件資料；

（七）其他與采購項目、采購過程及采購項目完成情況有關(guān)的文件資料。

第八條由采購代理機構(gòu)歸集的政府采購檔案，采購人、采購代理機構(gòu)簽訂委托協(xié)議時，可在協(xié)議中明確由采購代理機構(gòu)負責歸集的政府采購檔案范圍及移交時間。

第九條通過政府采購電子賣場、零星采購、緊急采購、涉密采購等開展的政府采購活動檔案，由采購人根據(jù)預算單位政府采購活動內(nèi)部控制制度自行歸集。

第十條通過內(nèi)蒙古自治區(qū)政府采購云平臺完成的政府采購活動，采購人、采購代理機構(gòu)應在電子化采購活動結(jié)束之日起15個工作日內(nèi)登錄電子交易系統(tǒng)下載政府采購項目電子化交易全過程檔案，并進行歸集。

其他未在電子交易系統(tǒng)記錄保存的檔案資料，由采購人、采購代理機構(gòu)自行歸集。

第三章 政府采購檔案管理

第十一條采購人、采購代理機構(gòu)應當將歸集的政府采購檔案及時移交、歸檔，集中管理，妥善保存。應確保所有檔案資料文件能夠正常調(diào)閱，任何個人或單位不得拒絕歸檔或者據(jù)為己有。

禁止篡改、損毀、偽造、變造、隱匿政府采購檔案。禁止擅自銷毀政府采購檔案。

第十二條采購人、采購代理機構(gòu)應當建立健全本單位政府采購檔案管理制度，確定本單位政府采購檔案管理職責分工；配備適宜政府采購檔案保管必要的場所、設施、設備；采用先進技術(shù)歸集、整理、保管政府采購檔案，實現(xiàn)政府采購檔案管理的現(xiàn)代化。

第十三條政府采購檔案從采購結(jié)束之日起至少保存十五年。

第十四條采購人政府采購歸口管理部門，應當及時將歸集的政府采購檔案移交至本單位檔案管理部門。移交時，應當編制政府采購檔案移交清冊，列明應當移交的政府采購檔案名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限和已保管期限等內(nèi)容，并按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定辦理移交手續(xù)。

紙質(zhì)政府采購檔案移交時應當保持原卷的封裝。電子政府采購檔案移交時，移交人員應確保文件的準確性、完整性、可用性、安全性。特殊格式的電子政府采購檔案應當與其讀取平臺一并移交。

交接政府采購檔案時，交接雙方應當按照政府采購檔案移交清冊所列內(nèi)容逐項交接。交接完畢后，交接雙方應當在移交清冊上簽名或蓋章。

第十五條采購人因機構(gòu)改革撤并或其他原因而終止的，其政府采購檔案應及時移交負有相關(guān)職責的采購人或上級部門。

采購人分立后原單位存續(xù)的，其政府采購檔案應當由分立后的存續(xù)方統(tǒng)一管理，其他方可以調(diào)閱、摘錄、復制與其業(yè)務相關(guān)的政府采購檔案。

采購人分立后原單位撤銷的，其政府采購檔案應當經(jīng)各方協(xié)商后由其中一方代管或按照國家檔案管理的有關(guān)規(guī)定處置，各方可以調(diào)閱、摘錄、復制與其業(yè)務相關(guān)的政府采購檔案。

采購人合并后原各采購人撤銷或者一方存續(xù)其他方撤銷的，各原采購人的政府采購檔案應當由合并后的采購人統(tǒng)一保管。采購人合并后各原采購人仍存續(xù)的，其政府采購檔案仍應當由各原采購人保管。

第十六條采購代理機構(gòu)負責歸集的政府采購檔案，如委托代理協(xié)議中約定移交時間的，按照約定執(zhí)行。未約定的，移交時間應當在采購活動結(jié)束之日起30日內(nèi)完成。如有特殊或不可預見情況，雙方經(jīng)協(xié)商可適當延長。

第十七條采購代理機構(gòu)因故合并的，應當按照檔案管理的有關(guān)規(guī)定將政府采購檔案移交新成立的采購代理機構(gòu)；采購代理機構(gòu)因故分立的，應當自行協(xié)商由分立的一家采購代理機構(gòu)負責政府采購檔案管理；采購代理機構(gòu)因撤銷、解散、破產(chǎn)或其他原因而終止的，應當及時將政府采購檔案整理并移交采購人。

第四章 政府采購檔案利用和銷毀

第十八條政府采購檔案的利用，包括對政府采購檔案的調(diào)閱、摘錄和復制等。

第十九條財政部門、審計、巡視（察）、司法、紀檢監(jiān)察等部門因工作職責需要調(diào)閱、摘錄或復制政府采購檔案的，采購人、采購代理機構(gòu)應按單位內(nèi)部控制管理要求予以提供，并履行登記手續(xù)。

第二十條檔案利用者應對調(diào)閱、復制、摘錄的政府采購檔案的安全性和完整性負責，不得篡改、損壞、傳播、轉(zhuǎn)借等。

第二十一條采購人、采購代理機構(gòu)應當定期對已到保存期限的政府采購檔案進行鑒定，并形成政府采購檔案鑒定意見書。經(jīng)鑒定，仍需繼續(xù)保存的政府采購檔案，應當重新劃定保存期限；對保存期滿，經(jīng)鑒定確無保存價值的政府采購檔案，可以按照規(guī)定的程序進行銷毀。

第二十二條保存期滿的政府采購檔案，經(jīng)鑒定可以銷毀的，應按以下程序銷毀：

（一）檔案管理人員提出檔案銷毀清單及銷毀意見，并編制銷毀清冊，列明擬銷毀政府采購檔案的名稱、卷號、冊數(shù)、起止年度、檔案編號、應保管期限、已保管期限和銷毀時間等內(nèi)容；

（二）銷毀意見應報本單位相關(guān)負責人審核批準；

（三）單位檔案管理機構(gòu)負責組織政府采購檔案銷毀工作，并與政府采購歸口管理部門等相關(guān)內(nèi)設機構(gòu)共同派員監(jiān)銷。監(jiān)銷人在政府采購檔案銷毀前，應當按照政府采購檔案銷毀清冊所列內(nèi)容進行清點核對；在銷毀后，應當在銷毀清冊上簽名或蓋章。

第五章 政府采購檔案信息化建設

第二十三條鼓勵采購人、采購代理機構(gòu)逐步加強政府采購檔案信息化建設，逐步實現(xiàn)政府采購檔案管理數(shù)字化轉(zhuǎn)型，并保障電子檔案、傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化成果的安全保存和有效利用，規(guī)范政府采購檔案信息化管理。

第二十四條采購人、采購代理機構(gòu)應當積極推進電子政府采購檔案管理系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)、政府采購電子化系統(tǒng)等相互銜接，確保電子政府采購檔案來源可靠、程序規(guī)范、要素合規(guī)。

第二十五條電子政府采購檔案管理系統(tǒng)應當能夠有效接收、管理、利用電子政府采購檔案，符合電子檔案的長期保管要求，建立電子政府采購檔案與相關(guān)聯(lián)的紙質(zhì)政府采購檔案的檢索關(guān)系。

第二十六條采購人、采購代理機構(gòu)應當建立電子政府采購檔案備份制度，有效防范自然災害、意外事故和人為破壞、篡改。

第二十七條電子政府采購檔案與傳統(tǒng)載體政府采購檔案具有同等效力。

第六章 監(jiān)督檢查

第二十八條各級財政部門應依法加強政府采購檔案監(jiān)督檢查工作，依照法律、法規(guī)有關(guān)政府采購檔案管理的規(guī)定，對采購人、采購代理機構(gòu)的政府采購檔案工作進行監(jiān)督檢查。

第二十九條采購人、采購代理機構(gòu)應當依法接受并配合政府采購監(jiān)督管理部門對其政府采購檔案的監(jiān)督檢查，對檢查發(fā)現(xiàn)的問題應按要求及時予以整改。

第三十條采購人、采購代理機構(gòu)發(fā)現(xiàn)本單位存在政府采購檔案安全隱患的，應當及時采取補救措施，消除安全隱患。

第三十一條政府采購監(jiān)督管理部門及其工作人員應當按照法定的職權(quán)和程序開展監(jiān)督檢查工作，做到科學、公正、嚴格、高效，不得利用職權(quán)謀取利益，不得泄露履職過程中知悉的國家秘密、商業(yè)秘密或者個人隱私。

第七章 法律責任

第三十二條采購人、采購代理機構(gòu)拒絕有關(guān)部門依法實施監(jiān)督檢查的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十一條規(guī)定進行處理。

第三十三條采購人、采購代理機構(gòu)違反規(guī)定隱匿、銷毀應當保存的采購文件或者偽造、變造采購文件的，依照《中華人民共和國政府采購法》第七十六條規(guī)定處理。采用招標方式實施的政府采購項目，采購人、采購代理機構(gòu)未妥善保存采購文件的，依照《政府采購貨物和服務招標投標管理辦法》第七十八條規(guī)定處理。

第八章 附 則

第三十四條本辦法由內(nèi)蒙古自治區(qū)財政廳負責解釋。

第三十五條限額標準以下的采購活動，相關(guān)檔案管理可參照本辦法執(zhí)行。

第三十六條本辦法自公布之日起施行。如遇國家有關(guān)規(guī)定調(diào)整，本辦法規(guī)定與國家有關(guān)規(guī)定不一致的，按照國家規(guī)定執(zhí)行。